Cómo registrar el kilometraje y los gastos de vehículos de negocios

Domina el control de kilometraje y gastos automotrices para optimizar tus deducciones fiscales conforme a las reglas del IRS.

1. Elige tu método de deducción. Decide entre la tasa de millaje estándar del IRS (67 centavos por milla en 2024) o el método de gastos reales. El método de millaje es sencillo pero requiere un registro diario, mientras que el de gastos reales exige sumar combustible, seguros, reparaciones y depreciación, multiplicados por el porcentaje de uso comercial del vehículo.
2. Establece un sistema de registro contemporáneo. El IRS define 'contemporáneo' como un registro realizado en el momento del viaje. Utiliza una aplicación de rastreo automático por GPS o un diario físico. Debes anotar la fecha, el destino, el propósito comercial y el kilometraje al inicio y al final de cada trayecto.
3. Centraliza el almacenamiento de recibos. Si optas por gastos reales o necesitas justificar costos como peajes o estacionamientos, digitaliza tus recibos inmediatamente. Clasifícalos por categoría (mantenimiento, combustible, seguros) en tu software de contabilidad para evitar la pérdida de soportes documentales ante una revisión del IRS (Servicio de Impuestos Internos).
4. Separa el uso personal del comercial. Nunca mezcles kilómetros personales con comerciales. Si usas un vehículo para ambas cosas, calcula el porcentaje de uso comercial dividiendo los kilómetros de trabajo entre el total de kilómetros recorridos al año. Esta proporción se aplicará a todos los gastos fijos si utilizas el método de gastos reales.
5. Revisa los límites de depreciación. Si compras un vehículo pesado (más de 6,000 libras de peso bruto), podrías acceder a deducciones de depreciación acelerada bajo la Sección 179. Consulta con un CPA para determinar si el costo de adquisición justifica el método de gastos reales frente a la tasa estándar.