Cómo manejar una cuenta empresarial comprometida

Guía paso a paso para proteger tu negocio cuando detectas actividad sospechosa en cuentas bancarias empresariales.

1. Congela el acceso inmediatamente. Llama al banco desde el número oficial en tu tarjeta o estado de cuenta. No uses números de correos sospechosos. Solicita congelar todas las cuentas afectadas y bloquear transferencias salientes. Cambia credenciales de banca en línea desde un dispositivo limpio.
2. Documenta todas las transacciones fraudulentas. Descarga estados de cuenta de los últimos 90 días. Marca cada transacción no autorizada con fecha, monto y descripción. Calcula el total de pérdidas por separado. Esta documentación acelera las disputas y reclamos de seguro.
3. Presenta disputas formales al banco. Presenta reclamos por fraude dentro de 60 días para transacciones electrónicas bajo la Regulación E. Para cheques alterados o falsificados, tienes hasta un año. Solicita créditos provisionales mientras investigan. Mantén copias de todos los formularios.
4. Notifica a terceros críticos. Informa a tu contador, procesador de pagos y proveedor de nómina sobre el compromiso. Cambia cuentas para débitos automáticos de servicios, préstamos e impuestos. Actualiza información bancaria con clientes que hacen transferencias ACH directas.
5. Revisa y fortalece controles internos. Implementa autenticación de dos factores en todas las cuentas. Establece límites diarios de transferencia. Requiere aprobación dual para transacciones sobre $5,000. Programa alertas automáticas para todas las transacciones salientes.
6. Evalúa cobertura de seguro y impactos fiscales. Revisa tu póliza de responsabilidad general y seguro cibernético para pérdidas por fraude. Las pérdidas no recuperadas pueden ser deducibles como gastos de negocio. Consulta con tu CPA sobre reportes requeridos al IRS (Servicio de Impuestos Internos).