Cómo destruir registros empresariales sensibles de forma segura

Aprende a eliminar documentos físicos y digitales sensibles para cumplir con las normativas de protección de datos de tu negocio.

1. Clasifica los documentos bajo políticas de retención. No destruyas todo inmediatamente. Revisa las normativas del IRS (Servicio de Impuestos Internos) que exigen guardar declaraciones de impuestos por al menos 3 años y registros de nómina por 4 años. Identifica qué información ya superó su ciclo de vida legal antes de iniciar cualquier proceso.
2. Utiliza el método de corte cruzado. Si destruyes documentos en papel, evita las trituradoras de corte en tiras; estas son inseguras y pueden reconstruirse. Invierte en una trituradora de corte cruzado (cross-cut) o microcorte (micro-cut) que reduzca los documentos a partículas menores de 5x16 mm. Para grandes volúmenes, contrata un servicio de destrucción certificado que emita un Certificado de Destrucción.
3. Elimina archivos digitales de forma permanente. Mover archivos a la 'Papelera de reciclaje' no los borra del disco duro. Utiliza software de sobrescritura de datos (data wiping) que realice múltiples pasadas sobre el sector del disco donde residía la información. Para dispositivos físicos, la desmagnetización o la destrucción física del disco duro son los únicos métodos definitivos.
4. Aplica políticas de eliminación a dispositivos móviles. Los teléfonos y tablets de la empresa a menudo contienen correos y datos de clientes en el caché. Restablece siempre los dispositivos a la configuración de fábrica (factory reset) después de desvincular tus cuentas corporativas. Verifica que la encriptación del dispositivo estuviera activa antes de borrar.
5. Audita y registra la destrucción. Documenta cada ciclo de destrucción en un registro interno. Incluye la fecha, quién realizó la tarea y el método utilizado. Este registro sirve como prueba de cumplimiento si tu empresa es sujeta a una auditoría de privacidad o seguridad de datos.