Cómo preparar los libros para que los tome un nuevo contador

Organiza tus registros financieros y documentos contables para facilitar la transición a un nuevo contador CPA.

1. Reúne los estados financieros de los últimos 3 años. Compila el balance general, estado de resultados y flujo de efectivo de los últimos 36 meses. Incluye las declaraciones de impuestos comerciales (Formulario 1120, 1120S o 1065 según tu estructura). Si usas software como QuickBooks, exporta los reportes en PDF y Excel.
2. Organiza toda la documentación de respaldo por categorías. Agrupa recibos, facturas, estados bancarios y comprobantes de nómina por año y mes. Digitaliza documentos físicos importantes. Incluye contratos de arrendamiento, préstamos activos, acuerdos de clientes principales y cualquier correspondencia del IRS (Servicio de Impuestos Internos).
3. Prepara accesos y credenciales de sistemas financieros. Lista todas las cuentas bancarias comerciales, tarjetas de crédito, cuentas de inversión y plataformas de procesamiento de pagos. Crea accesos de solo lectura cuando sea posible. Incluye información de nómina, software contable actual y cualquier sistema de punto de venta.
4. Documenta procedimientos y ciclos operativos específicos. Describe tu ciclo de facturación, términos de pago típicos, gastos recurrentes mensuales y cualquier transacción inusual o estacional. Nota cualquier método contable específico que uses (efectivo vs. devengado). Incluye calendario de obligaciones fiscales trimestrales y anuales.
5. Revisa y corrige discrepancias obvias antes de la transición. Concilia todas las cuentas bancarias hasta el mes más reciente. Identifica transacciones sin categorizar o cuentas por cobrar/pagar pendientes. Esto reduce las horas de limpieza que cobrará tu nuevo contador y acelera el proceso de familiarización.