Cómo prepararte para una auditoría de cumplimiento

Prepara tu negocio para una auditoría de cumplimiento con documentación organizada y procesos claros.

Organiza toda la documentación financiera. Reúne estados financieros de los últimos 3 años, registros de nómina, comprobantes de gastos y declaraciones de impuestos. Digitaliza todos los documentos en papel y organízalos por año y categoría. Mantén copias de respaldo en la nube y físicamente.
Documenta todos los procesos operativos. Escribe procedimientos paso a paso para facturación, manejo de efectivo, aprobaciones de gastos y procesamiento de nómina. Incluye quién autoriza qué y cuándo se requieren firmas adicionales. Los auditores buscan controles internos documentados, no solo resultados.
Revisa el cumplimiento de licencias y permisos. Verifica que todas las licencias comerciales, permisos municipales y certificaciones industriales estén vigentes. Confirma que los pagos de impuestos estatales y locales estén al día. Documenta cualquier cambio en la estructura del negocio o ubicación durante el período de auditoría.
Prepara registros de empleados y contratistas. Organiza formularios I-9, W-4 y documentos de elegibilidad laboral para todos los empleados. Para contratistas independientes, ten formularios W-9 y registros que justifiquen su clasificación. Incluye políticas de recursos humanos y registros de capacitación en cumplimiento.
Reconcilia todas las cuentas bancarias y tarjetas. Asegúrate de que todos los estados bancarios estén reconciliados hasta la fecha más reciente. Explica cualquier transacción inusual o depósitos grandes con documentación de respaldo. Prepara una lista de todas las cuentas comerciales, incluyendo cuentas cerradas durante el período auditado.
Designa un punto de contacto y establece un cronograma. Asigna a una persona específica para coordinar con los auditores y responder preguntas. Establece un espacio de trabajo dedicado con acceso a computadoras y documentos. Comunica al equipo sobre la auditoría y sus roles durante el proceso.