Cómo responder a una notificación empresarial del IRS

Pasos concretos para responder correctamente a notificaciones del IRS para tu negocio y evitar penalidades adicionales.

1. Lee la notificación completa y identifica el tipo. Examina el encabezado para determinar si es CP, LTR, o Notice. Localiza el número de caso, fecha límite de respuesta, y monto en disputa. Las notificaciones CP son automatizadas; las LTR requieren respuesta humana del IRS.
2. Verifica la información contra tus registros. Compara los datos de la notificación con tus declaraciones originales, estados de cuenta bancarios, y registros de nómina. Identifica discrepancias específicas en montos, fechas de pago, o clasificaciones de empleados.
3. Reúne la documentación de respaldo. Prepara copias de declaraciones, comprobantes de pago, estados bancarios, y correspondencia previa. Organiza los documentos cronológicamente y marca las secciones relevantes que respaldan tu posición.
4. Redacta tu respuesta por escrito. Incluye el número de identificador de empleador (EIN), número de caso, y fecha de la notificación. Explica tu posición con referencias específicas a los documentos adjuntos. Mantén el tono profesional y factual.
5. Envía antes del plazo y conserva evidencia. Envía por correo certificado con acuse de recibo o fax con confirmación. Conserva copias de todos los documentos enviados y el comprobante de envío. El plazo típico es 30 días desde la fecha de la notificación.