Cómo manejar impuestos de nómina como propietario de S-corp

Guía paso a paso para calcular, depositar y reportar impuestos de nómina en tu S-corp correctamente.

  1. Establece un salario razonable para ti mismo. El IRS (Servicio de Impuestos Internos) requiere que te pagues un salario comparable al mercado por tu trabajo. Investiga salarios similares en tu industria y región. Un salario muy bajo genera multas del IRS. Documenta tu investigación salarial para justificar la cantidad.
  2. Configura el sistema de nómina y retenciones. Inscríbete para obtener un EIN si no tienes uno. Configura la nómina para retener impuestos federales, estatales, Seguro Social (6.2%) y Medicare (1.45%). Como empleador, también pagas la parte patronal de estos impuestos. Usa software de nómina o contrata un servicio para automatizar los cálculos.
  3. Deposita impuestos según el calendario del IRS. Si tu nómina anual es menor a $50,000, deposita trimestralmente. Si es mayor, deposita mensualmente o semi-semanalmente según las reglas del IRS. Los depósitos tardíos generan multas del 2-15%. Usa el sistema EFTPS del IRS para depósitos electrónicos.
  4. Presenta los formularios trimestrales y anuales. Presenta el Form 941 cada trimestre para reportar salarios e impuestos. Presenta el Form 940 anualmente para el impuesto federal de desempleo. Emite formularios W-2 a empleados antes del 31 de enero. Mantén registros detallados de todos los depósitos y presentaciones.
  5. Optimiza con distribuciones libres de impuestos de nómina. Las ganancias restantes después del salario razonable pueden distribuirse como distribuciones de S-corp. Estas no están sujetas a impuestos de Seguro Social y Medicare, ahorrándote 15.3% en impuestos de nómina. Documenta claramente la diferencia entre salario y distribuciones en tus libros.
  6. Monitorea y ajusta según el crecimiento del negocio. Revisa tu salario anualmente. Si las ganancias del negocio aumentan significativamente, es probable que necesites aumentar tu salario para mantenerlo razonable. El IRS puede auditar S-corps con salarios desproporcionadamente bajos comparado con las ganancias totales.