Cómo presentar 1099s para tus contratistas

Guía paso a paso para emitir formularios 1099 a contratistas independientes y cumplir con las fechas límite del IRS.

1. Identifica quién necesita un 1099. Revisa todos los pagos a contratistas independientes durante el año fiscal. Necesitas emitir 1099-NEC si pagaste $600 o más a un contratista que no es una corporación. Los pagos por servicios comerciales, alquiler, y honorarios profesionales califican.
2. Recopila formularios W-9 de cada contratista. Solicita un W-9 completado de cada contratista antes de hacer el primer pago. Este formulario te da su nombre legal, dirección, y número de identificación fiscal (SSN o EIN). Sin W-9 válido, debes retener el 24% para impuestos de respaldo.
3. Obtén formularios 1099-NEC del IRS. Ordena formularios 1099-NEC directamente del IRS o usa software de nómina que los genere. Necesitas tres copias: una para el contratista, una para el IRS, y una para tus registros. También puedes presentar electrónicamente si emites 250 o más formularios.
4. Completa y distribuye los formularios. Llena cada 1099-NEC con la información del W-9 y el total pagado durante el año. Envía la Copia B al contratista antes del 31 de enero. Presenta la Copia A al IRS junto con el Formulario 1096 (resumen) antes de la misma fecha.
5. Mantén registros y prepárate para correcciones. Guarda todas las copias, W-9s, y documentación de pagos por al menos cuatro años. Si necesitas corregir un 1099 después de presentarlo, usa formularios 1099-NEC marcados como "CORRECTED" y preséntelos lo antes posible.