Cómo realizar un inventario físico

Guía paso a paso para contar y valorar tu inventario físico con precisión y cumplir con los requisitos contables.

1. Planifica la fecha y el equipo. Programa el inventario para un día de baja actividad, idealmente después del cierre. Asigna equipos de dos personas por área: una cuenta, otra registra. Prepara hojas de conteo numeradas, códigos de barras escaneables y calculadoras.
2. Organiza y etiqueta el espacio físico. Agrupa productos por categoría y ubicación. Coloca etiquetas temporales en secciones ya contadas para evitar duplicados. Separa mercancía dañada, en consignación o de devoluciones pendientes.
3. Ejecuta el conteo sistemático. Cuenta de izquierda a derecha, estante por estante. Registra SKU, descripción, ubicación y cantidad en las hojas. Marca físicamente cada área completada. Si encuentras discrepancias mayores al 5%, realiza un segundo conteo inmediato.
4. Registra y valora el inventario. Transfiere los datos a tu sistema contable el mismo día. Aplica el método de costeo que uses: FIFO, LIFO o costo promedio. Calcula el valor total multiplicando unidades por costo unitario.
5. Reconcilia y ajusta discrepancias. Compara el inventario físico con tus registros perpetuos. Investiga diferencias superiores a $100 o 2% del valor total. Registra los ajustes contables necesarios y documenta las causas de las variaciones.
6. Documenta y archiva resultados. Guarda las hojas de conteo originales, reportes de ajustes y análisis de variaciones por 7 años. Calcula tu precisión de inventario dividiendo el valor correcto entre el valor en libros. Meta: 95% de precisión o superior.