Cómo contratar a tu primer empleado

Guía operativa para formalizar tu primera contratación y cumplir con las obligaciones legales y fiscales de tu negocio.

1. Obtén tu EIN y regístrate como empleador. Necesitas un número de identificación patronal (EIN) del IRS (Servicio de Impuestos Internos). Además, debes registrarte en la agencia laboral de tu estado para pagar los impuestos de desempleo estatal (SUI) y cumplir con las leyes de compensación laboral.
2. Verifica la elegibilidad de empleo. Todo empleado nuevo debe completar el Formulario I-9 dentro de los primeros tres días de trabajo para verificar su identidad y autorización de trabajo en EE. UU. No necesitas enviar el formulario al gobierno, pero debes conservarlo en tus archivos comerciales por al menos tres años.
3. Clasifica correctamente al trabajador. Asegúrate de que la posición sea un empleado (W-2) y no un contratista independiente (1099). El control sobre el horario, el equipo y la metodología de trabajo es el factor determinante para el IRS.
4. Configura la retención de nómina. Haz que tu nuevo empleado complete el Formulario W-4 para determinar cuánto impuesto sobre la renta retener de su salario. Debes depositar estos fondos y tus contribuciones patronales de FICA (Seguro Social y Medicare) periódicamente según el calendario del IRS.
5. Establece los registros de nómina. Utiliza un software de nómina para automatizar cálculos y pagos. Este sistema debe generar automáticamente los reportes trimestrales (Formulario 941) y anuales necesarios para cumplir con tus obligaciones fiscales.