Cómo ejecutar la nómina por primera vez

Guía práctica para configurar el sistema de nómina de tu negocio, cumplir con el IRS y realizar pagos precisos a tus empleados.

1. Obtén tu EIN y verifica el estatus del empleado. Asegúrate de tener tu EIN (Número de Identificación del Empleador) del IRS (Servicio de Impuestos Internos). Clasifica correctamente a tus trabajadores: si son empleados, deben completar el formulario W-4; si son contratistas independientes, deben entregar un formulario W-9. Clasificarlos mal puede resultar en multas severas por parte de las agencias laborales.
2. Selecciona un método de procesamiento. No calcules la nómina manualmente. Usa un software de nómina profesional que automatice el cálculo de impuestos federales, estatales y locales. Esto reduce el margen de error en las retenciones de FICA (Seguro Social y Medicare) y asegura que los formularios trimestrales estén listos para el envío.
3. Define el ciclo de pago. Establece una frecuencia fija: semanal, quincenal (26 pagos al año) o mensual (12 pagos al año). La consistencia es clave para la gestión de tu flujo de efectivo. Asegúrate de separar los fondos de nómina en una cuenta de operaciones dedicada para evitar mezclarlos con los gastos generales del negocio.
4. Calcula y retén los impuestos. Por cada pago, debes retener el impuesto sobre la renta federal, así como la parte del empleado para Medicare y el Seguro Social. Como empleador, tú también debes pagar impuestos sobre la nómina, equivalentes a la porción del empleado para el Seguro Social y Medicare, además de los impuestos de desempleo (FUTA/SUTA).
5. Realiza los depósitos y reportes. Deposita los impuestos retenidos ante el IRS según el calendario que te corresponda. Al finalizar el año, genera los formularios W-2 para cada empleado antes del 31 de enero. Mantén registros de todas las nóminas procesadas durante al menos 4 años para cumplir con posibles auditorías.