Cómo procesar nómina por primera vez

Guía paso a paso para configurar y procesar tu primera nómina como propietario de pequeña empresa.

  1. Obtén tu Número de Identificación Patronal (EIN). Solicita tu EIN gratuito directamente en el sitio web del IRS (Servicio de Impuestos Internos). Este número identifica tu empresa ante las autoridades fiscales. El proceso en línea toma 15 minutos y recibes el EIN inmediatamente. Sin EIN, no puedes procesar nómina legalmente.
  2. Registra tu empresa para impuestos de nómina. Regístrate para impuestos federales de desempleo (FUTA) y del Seguro Social con el IRS. También regístrate para impuestos estatales de desempleo con tu departamento laboral estatal. Cada estado tiene tasas diferentes: el impuesto estatal de desempleo típicamente oscila entre 0.5% y 6% del salario base.
  3. Recopila formularios W-4 y documentos I-9. Cada empleado debe completar un W-4 para retenciones fiscales y un I-9 para verificación de elegibilidad laboral. El W-4 determina cuánto retienes de impuestos federales. Revisa estos formularios anualmente o cuando el empleado cambie su situación fiscal.
  4. Elige tu método de procesamiento de nómina. Evalúa entre software de nómina (cuesta $20-50 mensual para 5-10 empleados), servicio de terceros ($30-100 mensual) o procesamiento manual con hojas de cálculo. El software automatiza cálculos y presentaciones fiscales. El procesamiento manual solo funciona para 1-2 empleados.
  5. Calcula salarios brutos y retenciones. Multiplica horas trabajadas por tarifa horaria, o divide salario anual entre períodos de pago. Resta retenciones obligatorias: Seguro Social (6.2%), Medicare (1.45%), impuesto federal sobre la renta (según W-4), e impuestos estatales si aplican. Tu empresa también paga matching de Seguro Social y Medicare.
  6. Configura depósitos fiscales y mantén registros. Programa depósitos fiscales automáticos con el IRS usando el Sistema Electrónico de Pagos Fiscales Federales (EFTPS). Empresas pequeñas depositan mensualmente; empresas con nómina mayor a $50,000 anuales depositan semanalmente. Guarda registros de nómina por mínimo 4 años.