Cómo contratar tu primer empleado

Guía completa para contratar legalmente tu primer empleado: registro, nómina, impuestos y cumplimiento normativo.

  1. Obtén tu EIN y regístrate como empleador. Solicita un Número de Identificación Patronal (EIN) del IRS (Servicio de Impuestos Internos) sin costo en irs.gov. Regístrate en tu departamento laboral estatal y obtén un número de cuenta para el seguro de desempleo. La mayoría de estados requieren registro dentro de 30 días de contratar.
  2. Configura tu sistema de nómina. Elige entre software de nómina, un servicio externo o procesamiento manual. Los servicios automatizan retenciones fiscales, formularios y depósitos. Costos típicos: $30-80 por mes más $3-12 por empleado. Configura cuentas bancarias separadas para retenciones fiscales.
  3. Completa la documentación de contratación. Obtén el formulario I-9 para verificación de elegibilidad laboral y el W-4 para retenciones fiscales. Proporciona el manual del empleado con políticas, beneficios y procedimientos. Documenta la descripción del puesto, salario y fechas de inicio por escrito.
  4. Establece calendarios de pago y retenciones. Define frecuencia de pago: semanal, quincenal o mensual según las leyes estatales. Calcula retenciones: 7.65% para Seguro Social y Medicare del empleado, más el mismo porcentaje que pagas como empleador. Programa depósitos fiscales según el cronograma del IRS.
  5. Cumple con requisitos de seguro y beneficios. Obtén seguro de compensación laboral según los requisitos estatales. Evalúa si necesitas ofrecer seguro médico (empresas con 50+ empleados de tiempo completo bajo ACA). Considera beneficios básicos: días de enfermedad pagados, vacaciones y contribuciones al 401(k).
  6. Configura reportes y cumplimiento continuo. Programa reportes trimestrales del IRS (Formulario 941) y reportes estatales de impuestos sobre nómina. Prepárate para emitir formularios W-2 antes del 31 de enero. Mantén registros de nómina por mínimo 3 años según la ley federal.