Cómo presentar los formularios 1099 para tus contratistas

Guía operativa para gestionar correctamente la presentación de formularios 1099 y cumplir con los requisitos del IRS.

1. Recopila el formulario W-9 de cada contratista. Antes de realizar cualquier pago, obtén un formulario W-9 de cada contratista. Este documento registra su nombre legal, dirección y número de identificación fiscal (como un número de Seguro Social o un ITIN (Número de Identificación Personal del Contribuyente)).
2. Determina si el pago requiere un 1099-NEC. Debes emitir un formulario 1099-NEC si pagaste a un contratista independiente al menos 600 USD por servicios realizados en el transcurso del año fiscal. Esto excluye pagos a corporaciones, aunque se incluyen las LLC (Sociedades de Responsabilidad Limitada) que tributan como entidades transparentes.
3. Revisa los registros de pagos y clasificaciones. Concilia tus libros contables para identificar el monto total pagado a cada contratista. Asegúrate de distinguir claramente entre gastos de servicios profesionales y reembolsos de gastos aprobados que no se consideran ingresos.
4. Envía los formularios al IRS y al contratista. Debes enviar la copia A del formulario 1099-NEC al IRS (Servicio de Impuestos Internos) y proporcionar la copia B al contratista a más tardar el 31 de enero de cada año. El incumplimiento de estas fechas puede resultar en multas acumulativas.